Privacy Statement
FACTOR-i, de transformatie begeleiders
Privacy Policy, AVG & verwerking van persoonsgegevens
FACTOR-i hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en het waarborgen van de privacy van medewerkers. FACTOR-i gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens van al haar medewerkers. FACTOR-i houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).
Dit betekent dat FACTOR-i in ieder geval:
• Persoonsgegevens van medewerkers verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn hieronder beschreven:
• De verwerking van persoonsgegevens van medewerkers zich beperkt tot gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vraagt om de uitdrukkelijke toestemming van al haar medewerkers voor de verwerking van de hieronder beschreven persoonsgegevens met als doel het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen, zodat de beveiliging van de persoonsgegevens van medewerkers gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van de rechten van medewerkers omtrent persoonsgegevens, hen hierop wijst en deze respecteert.
Verwerking persoonsgegevens
FACTOR-i is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar medewerkers. Bij vragen over deze Privacy Policy – of in meer algemene zin – kan contact worden opgenomen met de directeur. Deze is verantwoordelijk voor het beleid en naleving van de AVG.
Persoonsgegevens van medewerkers worden door FACTOR-i verwerkt voor het volgende doel: (uitvoering geven aan) de arbeidsovereenkomst en samenwerking binnen de organisatie. Voor dit doel verwerkt FACTOR-i in elk geval de volgende persoonsgegevens van haar medewerkers:
• Voorna(a)m(en), roepnaam, tussenvoegsel, achternaam;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer.
Bovenstaande gegevens zijn intern openbaar voor alle FACTOR-i collega’s. Verder in vertrouwelijk beheer:
• Privé e-mailadres;
• Salarisgegevens;
• Kopie identiteitsbewijs;
• BSN-nummer;
• Bankgegevens;
• Curriculum Vitae / sollicitatiebrief / opleiding- en trainingsgegevens.
Persoonsgegevens worden door FACTOR-i gedurende de contractperiode bewaard en daarna alleen nog in de (financiële) administratie voor maximaal 7 jaar. FACTOR-i gaat altijd met grote zorg om met persoonsgegevens en ieders privacy. Uitgangspunt daarbij is dat alleen het nodige wordt verwerkt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gegevens rondom ziekteverzuim(begeleiding).
JIM deelt extern (o.a. social media) foto’s van projecten en bedrijfsactiviteiten. Wanneer medewerkers hier bezwaar tegen hebben, kan dit gemeld worden bij de directeur. Wanneer een medewerker zeer prominent in beeld is, wordt altijd eerst om specifieke toestemming gevraagd aan de medewerker voor plaatsing.
Melden van datalekken
Vanwege de AVG-wetgeving zijn bedrijven ook verplicht om (ernstige) datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een telefoon of laptop wordt gestolen. Hierop kunnen namelijk persoonlijke/privacygevoelige gegevens staan. Of als een medewerker per ongeluk een e-mail met persoonlijke gegevens naar de verkeerde persoon heeft gestuurd. Mocht dit gebeuren, dan meldt de medewerker dit direct bij de directeur.
Social media beleid
Het wordt bijzonder gewaardeerd en FACTOR-i moedigt medewerkers ook aan om foto’s en/of verhalen van JIM of projecten te delen op social media. Wel moeten hierbij enkele richtlijnen gehanteerd worden. Foto’s of gegevens mogen alleen geplaatst worden als de medewerker zeker weet dat er geen privacy geschonden wordt en in het geval van betrokken derden hier schriftelijk toestemming voor gegeven is.